Datenschutzerklärung

smartragents.ai — Karl Heinz Marko (Einzelunternehmer)

*Stand: Juli 2026 —

Inhaltsverzeichnis

Verantwortlicher
Übersicht der Verarbeitungen
Rechtsgrundlagen
Hosting und Infrastruktur (Hetzner)
Server-Logfiles
Registrierung und Kundenkonto
Vertragsabwicklung und Zahlung
KI-Funktionen: Verarbeitung von Eingaben (Ollama und OpenRouter)
Kein KI-Training mit Kundendaten; Feature-Requests
Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden
Cookies und Einwilligungsverwaltung
Kontaktaufnahme
Datensicherheit
Speicherdauer und Löschung
Empfänger und Drittlandübermittlung
Ihre Rechte als betroffene Person
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Automatisierte Entscheidungsfindung
Änderungen dieser Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Karl Heinz Marko smartragents.ai Am Kirchle 11 86637 Binswangen, Deutschland E-Mail: [email protected] Telefon: +49 8272 6095003

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht derzeit nicht vorliegen.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Websites smartragents.ai, smartragents.de und smartragents.com sowie für die darüber bereitgestellte SaaS-Plattform.

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in folgenden Zusammenhängen: Besuch unserer Website (Logfiles, technisch notwendige Cookies), Registrierung und Verwaltung von Kundenkonten, Abwicklung von Verträgen und Zahlungen, Betrieb der KI-Agenten-Plattform einschließlich der Verarbeitung von Nutzereingaben durch KI-Modelle, Kommunikation mit Interessenten und Kunden sowie Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuerliche Aufbewahrung).

Betroffene Personen sind Websitebesucher, Interessenten, Kunden und deren Mitarbeiter sowie — soweit Kunden über die Plattform Daten Dritter verarbeiten — deren Endkunden (hierzu Abschnitt 10).

3. Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Bereitstellung der Plattform, Kundenkonto, Zahlung, Support);
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung);
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigte Interessen (z. B. sicherer und stabiler Betrieb der IT-Infrastruktur, Missbrauchsvermeidung);
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung (z. B. anonymisierte Nutzung von Agenten-Daten bei Feature-Requests, nicht notwendige Cookies).

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4. Hosting und Infrastruktur (Hetzner)

Unsere Website und die SaaS-Plattform werden bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland gehostet. Die Verarbeitung erfolgt in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union, derzeit Helsinki, Finnland. Kundenumgebungen werden in voneinander isolierten Docker-Containern betrieben; Daten werden auf RAID-abgesicherten Speichersystemen gespeichert und zusätzlich regelmäßig gesichert.

Mit Hetzner haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Weitere Informationen: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy

Schriftarten: Die auf unseren Seiten verwendete Schriftart Inter wird ausschließlich von unserem eigenen Server ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem anderen externen Schriftdienst. Beim Aufruf unserer Seiten werden daher keine Daten, insbesondere nicht Ihre IP-Adresse, an einen Schriftanbieter übertragen. Die Schrift steht unter der SIL Open Font License 1.1.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (gegenüber Kunden) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherer und effizienter Bereitstellung unseres Onlineangebots).

5. Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Websites werden automatisch Informationen in Server-Logfiles gespeichert, die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite/Datei, übertragene Datenmenge, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL.

Diese Daten dienen der Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs, der Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen) und der Fehleranalyse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert, soweit keine sicherheitsrelevante weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

6. Registrierung und Kundenkonto

Zur Nutzung der Plattform ist die Einrichtung eines Kundenkontos erforderlich. Dabei verarbeiten wir: Name bzw. Firmenname, E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt/gehasht gespeichert), optionale Profil- und Unternehmensangaben, Tarif- und Vertragsdaten sowie Protokolldaten zur Kontonutzung (z. B. Login-Zeitpunkte).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und danach gemäß Abschnitt 14 gelöscht.

7. Vertragsabwicklung und Zahlung

Zur Abrechnung verarbeiten wir Rechnungs- und Zahlungsdaten (Rechnungsadresse, gewählter Tarif, Rechnungsbeträge, Zahlungsstatus). Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Datenschutzhinweise: https://stripe.com/de/privacy. Eine Übermittlung in die USA an die Stripe, Inc. stützt Stripe auf die EU-Standardvertragsklauseln. Zahlungsdaten wie vollständige Kreditkartennummern werden von uns nicht gespeichert.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten, § 147 AO, § 257 HGB).

8. KI-Funktionen: Verarbeitung von Eingaben (Ollama und OpenRouter)

Kern unserer Plattform ist der Betrieb KI-gestützter Agenten. Dabei werden die von Ihnen oder Ihren Nutzern eingegebenen Inhalte (Prompts, Dokumente, Konfigurationen) sowie die erzeugten Ausgaben verarbeitet. Je nach gewähltem bzw. konfiguriertem Modell erfolgt die Verarbeitung auf zwei Wegen:

a) Selbst betriebene Modelle (Ollama). Wir betreiben Open-Source-Sprachmodelle über die Software Ollama auf unserer eigenen, bei Hetzner innerhalb der Europäischen Union gehosteten Infrastruktur. Eingaben und Ausgaben verlassen bei dieser Variante unsere Infrastruktur nicht und werden nicht an externe KI-Anbieter übermittelt.

b) Externe Modelle über OpenRouter. Für bestimmte Funktionen bzw. auf Wunsch des Kunden binden wir Modelle externer Anbieter über den API-Dienst OpenRouter, Inc., 169 Madison Avenue, New York, NY 10016, USA ein. In diesem Fall werden die Eingaben an OpenRouter und von dort an den jeweiligen Modellanbieter übermittelt. Dabei kann eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR (insbesondere die USA) stattfinden. Die Übermittlung stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO; eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework liegt nach Angaben des Anbieters nicht vor. OpenRouter verwendet Eingaben und Ausgaben nach eigenen Angaben nicht zum Training eigener Modelle; wir konfigurieren die Anbindung so, dass nach Möglichkeit keine dauerhafte Speicherung bei OpenRouter bzw. den Modellanbietern erfolgt. Weitere Informationen: https://openrouter.ai/privacy

Wir empfehlen, in Eingaben keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) zu verarbeiten, sofern dies nicht ausdrücklich vertraglich vereinbart ist. In der Plattform ist erkennbar bzw. konfigurierbar, ob ein Agent lokale oder externe Modelle nutzt.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der beauftragten Funktion), bei optionaler Nutzung externer Modelle zusätzlich Ihre aktive Auswahl im Rahmen der Vertragsnutzung.

9. Kein KI-Training mit Kundendaten; Feature-Requests

Wir verwenden Ihre Inhalte, Eingaben, Ausgaben und Agenten-Konfigurationen nicht zum Training oder Fine-Tuning von KI-Modellen oder zur Verbesserung plattformweiter Funktionen.

Einzige Ausnahme: Wenn Sie aktiv eine Funktionsanfrage (Feature-Request) stellen, können Sie gesondert und freiwillig einwilligen, dass die für die Umsetzung relevanten Agenten-Daten in anonymisierter Form genutzt werden, um die gewünschte Funktion als „Skill” für das gesamte smartragents.ai-System zu entwickeln. Vor der Nutzung entfernen wir personenbezogene Daten und geschäftsbezogene Identifikationsmerkmale. Rechtsgrundlage für eine etwaige Verarbeitung bis zur Anonymisierung ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); vollständig anonymisierte Daten unterliegen nicht mehr der DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen ([email protected]).

10. Auftragsverarbeitung für Geschäftskunden

Nutzen Sie unsere Plattform als Unternehmen und verarbeiten darüber personenbezogene Daten Dritter (z. B. Daten Ihrer Endkunden in Agenten-Workflows), sind Sie datenschutzrechtlich Verantwortlicher; wir werden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig. Hierzu schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den wir auf Anfrage bereitstellen. Der AVV enthält die Liste unserer Unterauftragsverarbeiter (derzeit: Hetzner Online GmbH und Cloudflare Germany GmbH für den Betrieb; Ollama Inc. für die Sprachmodellverarbeitung im Regelbetrieb; bei Nutzung externer Modelle zusätzlich OpenRouter, Inc. und die jeweils gewählten Modellanbieter; ElevenLabs Inc. für die Sprachausgabe; Deepgram Inc. für die Spracherkennung; Features and Labels Inc. für die Bild- und Videoerzeugung; Stripe Payments Europe, Ltd. für die Zahlungsabwicklung).

11. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Technisch notwendige Cookies (z. B. Session-Cookies für den Login, Sicherheits-Token, Ihre Sprach- und Nutzungsart-Auswahl) setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. b DSGVO ein.

Meta-Pixel (Facebook-Pixel): Ausschließlich mit Ihrer Einwilligung über unser Consent-Banner setzen wir den Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland („Meta”) ein, um die Reichweite und Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen. Dabei werden Ihre IP-Adresse, Geräteinformationen und der Besuch unserer Seiten an Meta übermittelt; eine Übermittlung in die USA an die Meta Platforms, Inc. ist dabei nicht auszuschließen (Grundlage: EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Ohne Einwilligung wird der Pixel nicht geladen; es werden dann keinerlei Daten an Meta übertragen. Das Einwilligungs-Cookie (smartragents_consent_marketing) speichert Ihre Entscheidung für 180 Tage. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookies dieser Website in Ihrem Browser löschen oder uns unter [email protected] kontaktieren. Weitere Informationen: Meta-Datenschutzrichtlinie(https://www.facebook.com/privacy/policy/).

12. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung Ihres Anliegens. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragsbezogene Anfragen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (allgemeine Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

13. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, insbesondere:

Transportverschlüsselung sämtlicher Verbindungen (TLS);
Betrieb der Kundenumgebungen in voneinander isolierten Docker-Containern;
redundante Datenhaltung auf RAID-Speichersystemen sowie regelmäßige Backups;
Hosting in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum innerhalb der Europäischen Union;
Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip, gehashte Passwortspeicherung;
Mandantentrennung auf Netzebene: Jeder Kunde erhält eine eigene, abgeschottete Arbeitsumgebung; die Umgebungen verschiedener Kunden können einander technisch nicht erreichen;
verschlüsselte tägliche Sicherungen der Systemdaten (AES-256) mit getrennt aufbewahrtem Schlüssel;
automatisierte Überwachung im Minutentakt mit selbsttätiger Wiederherstellung sowie täglicher Funktionsprüfung;
Zwei-Faktor-Authentisierung und Anmeldung über etablierte Identitätsanbieter;
regelmäßige eigene Sicherheitsprüfungen mit dokumentierten Befunden.

Die Maßnahmen werden fortlaufend dem Stand der Technik angepasst.

14. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Insbesondere gilt:

Kundenkonto- und Vertragsdaten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach Vertragsende Bereitstellung der Inhaltsdaten zum Export für 30 Tage, anschließend Löschung;
Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen: gesetzliche Aufbewahrungsfristen — 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 HGB; § 14b Abs. 1 UStG; durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt), 10 Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 bis 3a AO; § 257 Abs. 1 Nr. 1 bis 3 HGB) und 6 Jahre für sonstige Geschäftsbriefe (§ 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 AO; § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB);
Server-Logfiles: gemäß Abschnitt 5;
Backup-Kopien: Löschung im Rahmen des rollierenden Backup-Zyklus von 14 Tagen.

15. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger personenbezogener Daten sind ausschließlich die in dieser Erklärung genannten Dienstleister (insbesondere Hetzner Online GmbH als Hosting-Partner, Stripe Payments Europe, Ltd. als Zahlungsdienstleister, bei entsprechender Konfiguration OpenRouter, Inc. und die gewählten Modellanbieter) sowie ggf. Steuerberatung und Behörden im Rahmen gesetzlicher Pflichten.

Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Ausnahme: die Nutzung externer KI-Modelle über OpenRouter gemäß Abschnitt 8 lit. b; hierbei stellen wir geeignete Garantien nach Kapitel V DSGVO durch die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sicher.

16. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an [email protected].

17. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden.

18. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der bei Registrierung und Vertragsschluss abgefragten Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne diese Daten können wir den Vertrag nicht schließen bzw. die Plattform nicht bereitstellen. Darüber hinaus besteht keine Pflicht zur Bereitstellung.

19. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet durch uns nicht statt. Die KI-Agenten der Plattform erzeugen Inhalte und Vorschläge; verbindliche Entscheidungen mit Rechtswirkung treffen sie nicht. Setzen Kunden die Plattform in eigenen Entscheidungsprozessen ein, sind sie hierfür selbst verantwortlich.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Datenverarbeitung oder der Rechtslage dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

smartragents.ai — Karl Heinz Marko · Am Kirchle 11, 86637 Binswangen · [email protected]