KI am Telefon ist nach DSGVO zulässig, wenn der Assistent sich zu erkennen gibt und die Verarbeitung geregelt ist: Ava sagt am Gesprächsanfang, dass sie eine KI-Assistentin ist, Vorgänge liegen auf Servern in Deutschland und Finnland, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO kommt auf Anfrage; SMarTrPhone Starter kostet 29 € im Monat.
Der Telefonassistent Ava sagt am Anfang jedes Gesprächs, dass sie eine KI-Assistentin ist; niemand bleibt im Unklaren, mit wem er spricht. Diese Ansage ist die erste Bedingung für den Einsatz am Telefon, die zweite ist die Einwilligung in die Verarbeitung: Du legst fest, welche Anliegen Ava annimmt, welche Daten sie bestätigt und wohin sie Termine schreibt, und in deiner Datenschutzerklärung steht, dass Anrufe von einem KI-Assistenten bearbeitet werden. Jedes Gespräch liegt mit vollständigem Transkript in deiner Anrufliste, du entscheidest, was daraus wird. Diese Seite beschreibt, wie wir es handhaben; die rechtliche Bewertung deines Einzelfalls gehört zu deiner Kanzlei.
Sieben Punkte entscheiden, ob ein KI-Telefonassistent für deinen Betrieb einsetzbar ist; für jeden Punkt steht hier unsere belegte Antwort, die du gegen unsere Rechtstexte nachprüfen kannst. Die Punkte folgen der Gliederung der Seite KI-Agenten und DSGVO, übertragen auf das Telefon: Statt nur dem Speicherort der Cloud zählt hier zusätzlich, wo Anrufe, Transkripte und Rückrufnummern liegen. Ein Punkt, den niemand überspringen sollte, ist der Auftragsverarbeitungsvertrag, denn am Telefon verarbeitest du fast immer Daten von Dritten. Die Tabelle nennt zu jedem Punkt die Fundstelle in unseren veröffentlichten Texten.
| Nr. | Kriterium | Unsere belegte Antwort | Beleg |
|---|---|---|---|
| 1 | Deutsches Impressum | Impressum mit Inhaber, Anschrift und Telefonnummer existiert, Betreiber SMarTrAgents, Karl Heinz Marko, Am Kirchle 11, 86637 Binswangen, Telefon +49 8272 6095003 | https://smartragents.ai/impressum/ |
| 2 | Deutsche Umsatzsteuer | Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, alle Preise sind Endpreise | AGB, Stand Juli 2026, § 8 Abs. 2 |
| 3 | Speicherort Telefonie | Vorgänge des Telefonassistenten liegen auf Servern in Deutschland und Finnland, Hosting bei Hetzner in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in der EU | Datenschutzerklärung, Stand Juli 2026, Abschnitt 4 |
| 4 | Auftragsverarbeitung | AVV nach Art. 28 DSGVO, Muster auf Anfrage | AGB, Stand Juli 2026, § 14 Abs. 2 |
| 5 | Löschfristen | Inhaltsdaten nach Vertragsende 30 Tage zum Export, dann Löschung; Backups nach 14 Tagen; Rechnungsdaten 8 bzw. 10 Jahre nach § 147 AO und § 257 HGB | Datenschutzerklärung, Stand Juli 2026, Abschnitt 14 |
| 6 | Monatliche Kündbarkeit | Kündigung mit 14 Tagen zum Ende des Abrechnungszeitraums, für Verbraucher das gesetzliche Widerrufsrecht von vierzehn Tagen | AGB, Stand Juli 2026, § 9 Abs. 2, Widerrufsbelehrung |
| 7 | Offener Preis | SMarTrPhone Starter 29 €, Professional 99 €, Business 199 € im Monat, Erweiterung 29 €, Einrichtungsgebühr 0,00 € | Preisliste im Shop, Stand 30.08.2026 |
Vorgänge des Telefonassistenten liegen auf Servern in Deutschland und Finnland, betrieben bei der Hetzner Online GmbH, deren Rechenzentrum nach ISO/IEC 27001 zertifiziert ist. Das Hosting der Plattform erfolgt innerhalb der EU, derzeit Helsinki in Finnland, und jeder Kunde arbeitet in einem eigenen Container; Konten, Anruflisten und Dateien sind von anderen Kunden getrennt. Die Sprachausgabe der Assistentin läuft über unseren Technikpartner ElevenLabs, die Spracherkennung über Deepgram; alle Subprozessoren stehen in der Datenschutzerklärung, und ein Auftragsverarbeitungsvertrag kommt auf Anfrage. Die Kriterien für die Cloud-Agenten im Detail stehen auf der Seite KI-Agenten und DSGVO.
Lässt du Anrufe von Ava annehmen, verarbeitest du über die Plattform personenbezogene Daten von Dritten, etwa Namen und Rufnummern deiner Kunden; du bist Verantwortlicher, und wir werden Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Für diesen Fall schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag, das Muster liegt als AVV-Muster (PDF) bereit und kommt auf Anfrage an [email protected]. In der Praxis heißt das: Du kannst den AVV ansehen, bevor du buchst, und die Liste der Unterauftragsverarbeiter steht darin. Mit Hetzner haben wir bereits einen eigenen AVV nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
Die Löschfristen für das Telefon stehen in der Datenschutzerklärung (Stand Juli 2026, Abschnitt 14) und gelten in drei Regeln: Erstens werden Inhaltsdaten, also Anruflisten, Transkripte und Konfigurationen, nach Vertragsende für 30 Tage zum Export bereitgestellt und anschließend gelöscht; du hast einen Monat Zeit, deine Vorgänge zu übernehmen. Zweitens werden Backup-Kopien im rollierenden Zyklus von 14 Tagen gelöscht. Drittens fallen Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen unter gesetzliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel 8 bzw. 10 Jahren nach § 147 AO und § 257 HGB; diese Fristen treffen uns als Rechnungssteller, nicht deine Inhaltsdaten. Daten werden nur gespeichert, solange es für die jeweiligen Zwecke nötig ist oder gesetzliche Pflichten bestehen.
Deine Gespräche dienen nicht dem Modelltraining: Inhalte, Eingaben und Ausgaben werden nicht zum Training oder Fine-Tuning von KI-Modellen genutzt (Datenschutzerklärung, Stand Juli 2026, Abschnitt 9). Für viele Verantwortliche ist das die entscheidende Zeile der Prüfung, denn die Transkripte deiner Anrufe bleiben Daten deines Betriebs. Was du in deinem Bereich einsehen kannst, sind Anrufliste, Rückrufliste und jedes Transkript, und du verwaltest sie dort selbst. Der Inhaber dahinter ist ein Einzelunternehmen aus Binswangen in Bayern, das die Plattform selbst baut und betreibt; mehr dazu auf der Seite Über uns.
Konten, Chats und Dateien liegen in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in der EU (Hetzner, Helsinki), jeder Kunde im eigenen Container, Auftragsverarbeitungsvertrag auf Anfrage. Die Sprachmodelle laufen teils außerhalb der EU, das sagen wir offen dazu. Für besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO sprich uns vorher an.
Phone Starter kostet 29,00 € im Monat, alle neun Agenten enthalten, monatlich kündbar.
29,00 € im Monat
Ava nimmt Anrufe an, wenn niemand rangehen kann, über deine Fritz!Box, ohne neue Rufnummer.
Ja, wenn der Assistent sich zu erkennen gibt und die Verarbeitung geregelt ist: Ava sagt am Gesprächsanfang, dass sie eine KI-Assistentin ist, und die Verarbeitung läuft nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag, der auf Anfrage kommt. Du entscheidest, welche Anliegen Ava annimmt und wohin sie Termine schreibt.
Vorgänge des Telefonassistenten liegen auf Servern in Deutschland und Finnland, betrieben bei Hetzner, in einem nach ISO/IEC 27001 zertifizierten Rechenzentrum in der EU. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du auf Anfrage.
Nein. Inhalte, Eingaben und Ausgaben werden nicht zum Training oder Fine-Tuning von KI-Modellen genutzt (Datenschutzerklärung, Stand Juli 2026, Abschnitt 9). Deine Transkripte liegen in deinem Bereich, wo du sie einsehen und verwalten kannst.
Inhaltsdaten werden nach Vertragsende für 30 Tage zum Export bereitgestellt, danach gelöscht; Backups laufen im rollierenden Zyklus nach 14 Tagen ab. Rechnungsunterlagen unterliegen gesetzlichen Fristen von in der Regel 8 bzw. 10 Jahren nach § 147 AO und § 257 HGB.
Ja, sofern über das Telefon personenbezogene Daten von Dritten verarbeitet werden, etwa Kundenanliegen mit Namen und Rufnummer. Dann bist du Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; das Muster kommt auf Anfrage.
Für besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten gilt: sprich uns vorher an. Wer am Telefon sensible Anliegen aufnimmt, etwa eine Arztpraxis, braucht eine Abstimmung des Gesprächsablaufs, die Verarbeitung erfolgt nur ausdrücklich vereinbart.
Du als Unternehmen bist Verantwortlicher für die Anrufe auf deiner Rufnummer, wir verarbeiten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Pflicht zur Einwilligung oder zur Anpassung deiner Datenschutzerklärung liegt bei dir, wir stellen die Rechtstexte und den AVV bereit.
Der Einstieg ist Phone Starter für 29,00 € im Monat, sofort nach der Zahlung startklar.