KI-Telefonagent mit deutscher Rufnummer und Kalender

Ein KI-Telefonagent ist ein KI-Agent, der Anrufe für deinen Betrieb annimmt, das Anliegen im freien Gespräch versteht, Termine im Kalender vereinbart und jeden Vorgang als Ticket ablegt. Bei SMarTrAgents heißt dieser Agent Ava und arbeitet in SMarTrPhone: Dein Team und Ava teilen sich die Leitung, Termine landen im SMarTr-Kalender, Tickets im eigenen SMarTrDesk. Auf Anfrage erreichen deine Kunden Ava auch unter einer deutschen Rufnummer.

Das Telefon klingelt, während du auf der Baustelle stehst, beim Kunden sitzt oder ein Angebot schreibst. Ein verpasster Anruf ist oft ein Auftrag, der beim nächsten Anbieter landet. Dieser Artikel zeigt, wie SMarTrPhone Anrufe zwischen deinem Team und dem KI-Telefonagenten Ava aufteilt, wie Ava deinen Kalender verwaltet, was im Business-Paket steckt und wie du einen KI-Telefonagenten mit deutscher Rufnummer anfragst. Er richtet sich an Handwerksbetriebe, Hausverwaltungen, Agenturen, Kanzleien und alle Firmen, bei denen das Telefon klingelt, während niemand Zeit hat.

Was ist ein KI-Telefonagent?

Ein KI-Telefonagent führt ein echtes Gespräch: Der Anrufer spricht frei, der Agent versteht das Anliegen, stellt Rückfragen und erledigt den nächsten Schritt selbst. Andere Namen dafür sind KI-Telefonassistent, KI-Rezeption oder KI-Telefonzentrale. Ein Anrufbeantworter zeichnet nur auf, ein klassischer Voicebot führt durch ein Menü mit festen Antworten. Der KI-Telefonagent arbeitet dagegen mit deinen Werkzeugen: Kalender, Ticketsystem und Kundenkartei.

	Anrufbeantworter	Klassischer Voicebot	KI-Telefonagent Ava
Gespräch	Ansage, dann Aufnahme	Menü mit festen Antworten	freies Gespräch mit Rückfragen
Termine	keine	meist keine	prüft freie Zeiten und bucht im Kalender
Ergebnis	Sprachnachricht	Weiterleitung	Ticket mit Name, Rufnummer, Anliegen und Transkript
Zusammenarbeit mit dem Team	keine	Weiterleitung	Übergabe im laufenden Gespräch, in beide Richtungen

Was einen KI-Agenten grundsätzlich von einem Chatbot unterscheidet, erklärt Was sind KI-Agenten.

So teilen sich dein Team und Ava die Leitung

Unser Grundsatz lautet: Mensch mit Maschine schlägt sowohl Mensch als auch Maschine. Deshalb ersetzt Ava dein Team nicht, sie fängt auf, was sonst liegen bleibt. SMarTrPhone ist dafür ein gemeinsamer Arbeitsplatz für Mensch und KI im Browser. Ein Anruf läuft so:

1. Zuerst klingelt dein Browser, mit Benachrichtigung auf dem Bildschirm. Auf Wunsch klingeln bis zu fünf Geräte gleichzeitig, etwa Büro, Laptop und Werkstatt.
2. Schon beim Klingeln erscheint die Kontaktkarte aus deiner Kundenkartei. Ist die Nummer unbekannt, zeigt der Arbeitsplatz, was eine Websuche zu dieser Nummer findet.
3. Nimmt niemand ab, übernimmt Ava, zum Beispiel nach 20 Sekunden. Die Klingelzeit stellst du selbst ein, von 10 bis 45 Sekunden. Ist kein Browser geöffnet, nimmt Ava sofort an.
4. Übergabe in beide Richtungen: Du übernimmst ein laufendes Gespräch von Ava mit einem Klick, oder du gibst ein Gespräch an Ava ab, ohne dass der Anrufer neu wählen muss.
5. Während des Gesprächs schreibst du eine Notiz oder legst direkt ein Ticket an.

So ist die Leitung geteilt im besten Sinn: Dein Team ist die erste Stimme, Ava die zweite, und kein Anruf geht verloren.

Video auf YouTube ansehen: der SMarTrPhone-Arbeitsplatz

Wir binden das Video bewusst nicht direkt ein, so werden erst dann Daten an YouTube übertragen, wenn du selbst darauf klickst.

Jeder Anruf wird ein Ticket in deinem SMarTrDesk

Ava schreibt jedes Anliegen als Ticket in deinen eigenen SMarTrDesk, nicht in ein zentrales Postfach. Jedes Ticket trägt Name, Rufnummer, Kanal und Uhrzeit, dazu eine Kategorie (Frage, Störung, Wunsch) und eine Priorität. Ist der Desk kurz nicht erreichbar, hält Ava das Ticket fest und reicht es nach. Termine, die Ava bucht, erscheinen zusätzlich als Termin im Desk. So hast du Tickets, Termine und Kundenkartei an einem Ort.

Ein Tokenkonto, eine Ausfallsicherung, drei Sprachen

• Ein Tokenkonto: Deine Cloud-Agenten und dein Telefon rechnen über ein gemeinsames Tokenkonto ab. Die Kopfleiste im Arbeitsplatz zeigt Tarif und Telefonanteil, damit du jederzeit siehst, was noch übrig ist.
• Ausfallsicherung: Fällt der Hauptanbieter des Sprachmodells aus, antwortet Ava über einen zweiten Anbieter mit demselben Modell weiter.
• Drei Sprachen: Die Oberflächen von Cloud, Desk und Phone gibt es auf Deutsch, Englisch und Spanisch.

Terminvereinbarung per KI: wie Ava deinen Kalender verwaltet

Ava vereinbart Termine am Telefon, und zwar direkt im SMarTr-Kalender deines Kontos in der SMarTrAgents Cloud. So läuft eine Terminvereinbarung per KI ab:

1. Der Anrufer nennt seinen Wunsch, zum Beispiel „Ich brauche einen Termin für die Heizungswartung nächste Woche“.
2. Ava fragt die freien Zeiten ab. Sie sieht dabei nur, wann dein Kalender belegt ist, nicht was drinsteht. Titel, Teilnehmer und Notizen deiner Termine bleiben für Ava unsichtbar.
3. Ava schlägt passende Zeiten vor, und zwar nur innerhalb der Regeln, die du festgelegt hast.
4. Der Anrufer wählt, Ava bestätigt im Gespräch und trägt den Termin ein. Überschneidet sich die Zeit mit einem anderen Termin, lehnt der Kalender die Buchung ab, und Ava bietet eine andere Zeit an. Direkt aneinander anschließende Termine sind erlaubt.
5. Der Termin steht sofort in deinem Kalender und zusätzlich im SMarTrDesk.

Deine Regeln für Ava

Unter Phone, „Kanäle & Einstellungen“, „Termine für Ava“ legst du fest, wie Ava bucht:

Einstellung	Wirkung
Zeitfenster	je Wochentag, zu welchen Uhrzeiten Ava Termine vergeben darf
Dauer	wie lange ein Termin standardmäßig dauert, von fünf Minuten bis vier Stunden
Puffer	wie viel Luft zwischen zwei Terminen bleibt
Vorlauf	wie kurzfristig ein Termin frühestens gebucht werden kann

Rückrufe, Absagen und was Ava darf

• Rückrufwunsch: Möchte der Anrufer zurückgerufen werden, legt Ava eine Rückruferinnerung an. Sie blockiert keine Zeit im Kalender.
• Absage: Ava sagt nur Termine ab, die sie selbst gebucht hat. Deine eigenen Termine fasst sie nicht an.
• Ändern und verschieben bleibt bei dir und deinem Team, direkt im Kalender.
• Doppelte Buchung: Ruft jemand zweimal wegen desselben Anliegens an, erkennt der Kalender den bereits gebuchten Termin.

Ava arbeitet dabei mit einem eigenen Kalenderschlüssel, der zu genau einem Konto gehört und nur drei Dinge erlaubt: freie Zeiten lesen, Termine oder Rückrufe anlegen, eigene Termine absagen.

Apple-, Google- und Outlook-Kalender

Deine Termine aus dem SMarTr-Kalender bindest du als Kalenderabo in Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook ein. Das Abo zeigt die Termine der letzten 30 Tage und des kommenden Jahres und lässt sich jederzeit erneuern. Gebucht wird immer im SMarTr-Kalender, dein Handy zeigt die Termine dann automatisch mit an. Deine Cloud-Agenten arbeiten mit demselben Kalender: Sie fragen freie Zeiten ab und tragen Termine ein.

Arbeitet ihr zu mehreren, legst du in der Cloud unter Einstellungen, „Firma“, ein Firmennetz an. Du lädst dein Team per Mail ein, vergibst die Rollen Admin oder Mitglied und planst Meetings im gemeinsamen Firmenkalender mit allen im Firmennetz. Wie Agenten Kalender und Postfach sonst nutzen, steht in Kalender und Postfach für alle Tarife.

Für wen sich ein KI-Telefonagent lohnt

Branche	Typische Anrufe	Was Ava daraus macht
Handwerk	Wartung, Reparatur, Angebotswunsch, während das Team auf der Baustelle ist	Termin nach deinen Regeln oder Ticket mit Name, Rufnummer und Anliegen
Hausverwaltung	Schadensmeldungen, Fragen von Mietern und Eigentümern	Ticket mit Kategorie Störung und Priorität, Rückruf vorgemerkt
Agentur und Dienstleister	Erstgespräche, Projektanfragen, Rückrufwünsche	Termin für das Erstgespräch oder Ticket mit Firma und Bedarf
Kanzlei und Beratung	Terminwünsche, Rückfragen zu laufenden Vorgängen	Termin oder Rückruf, die Beratung bleibt bei dir

KI-Telefonagent im Business-Paket: Preise und Leistungen

SMarTrBusiness bündelt alles, was ein kleiner Betrieb für Telefon, Büro und Außendarstellung braucht, in einer Rechnung. Jedes Business-Paket bekommt eine eigene Ava und einen eigenen SMarTrDesk, getrennt von anderen Kunden.

Paket	Preis im Monat	Telefon	Dazu
Business Starter	74,99 €	SMarTrPhone Starter, bis zu 100 Minuten	Cloud Professional mit neun Agenten und 10 Millionen Token, SMarTrDesk mit CRM, Website-Einrichtung
Business Professional	99,99 €	SMarTrPhone Professional, bis zu 400 Minuten	alles aus Starter, persönliches Onboarding per Video
Business Complete	179,99 €	SMarTrPhone Business, bis zu 1200 Minuten	alles aus Professional, eigene Stimme für Ava

Im Jahrespaket ist die Domain für deine Website enthalten. Diese Leistungen gehören zu jedem Business-Paket:

• KI-Telefonagent Ava mit Phone-Arbeitsplatz, Übergabe in beide Richtungen und bis zu fünf klingelnden Geräten
• Terminvereinbarung im SMarTr-Kalender nach deinen Regeln
• eigener SMarTrDesk: Tickets, Termine und Kundenkartei an einem Ort
• neun Cloud-Agenten, etwa für Texte, Social Media, Recherche und Technik
• ein Tokenkonto für Agenten und Telefon
• Oberfläche auf Deutsch, Englisch und Spanisch

Alle Beträge sind Endpreise, als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen wir keine Umsatzsteuer aus. Die aktuelle Preisliste steht auf den Preisen der KI-Agenten.

KI-Telefonagent mit deutscher Rufnummer auf Anfrage

Für den Anschluss gibt es zwei Wege.

Deine bisherige Nummer bleibt. Du leitest Anrufe von deiner Fritz!Box oder Telefonanlage an Ava weiter, zum Beispiel bei Besetzt oder nach einigen Sekunden Klingeln. Deine Kunden wählen weiter die gewohnte Nummer. Wie das geht, zeigt KI-Telefonassistent mit Fritz!Box.

Eine deutsche Rufnummer von uns. Auf Anfrage erreichen deine Kunden deinen KI-Telefonagenten unter einer deutschen Festnetznummer. Die Nummer stellen wir als Teil unseres Dienstes bereit: Sie bleibt bei SMarTrAgents, führt zu genau einem Kundentelefon, nämlich zu deinem, und dein Team und Ava teilen sich die Leitung wie oben beschrieben. Mitnehmen lässt sich die Nummer nicht, dafür brauchst du keinen eigenen Telefonvertrag und reichst keine Nachweise ein. Dieser Weg passt auch für Firmen ohne Sitz in Deutschland, die deutsche Kunden erreichen wollen.

So fragst du an

1. Öffne das Kontaktformular mit dem Anliegen KI-Telefonagent. Das Anliegen „KI-Telefonagent mit deutscher Rufnummer“ ist dann schon ausgewählt.
2. Nenne Firma, eine Telefonnummer für Rückfragen und ungefähr, wie viele Anrufe im Monat ankommen. Alle drei Angaben sind freiwillig und helfen uns beim Vorschlag.
3. Schick die Anfrage ab. Sie landet als Ticket mit hoher Priorität in unserem SMarTrDesk, gleichzeitig geht eine Mail an unser Team.
4. Wir melden uns mit einem Vorschlag, an Werktagen in der Regel innerhalb eines Tages.

Ist ein KI-Telefonagent DSGVO-konform?

Ava sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass sie eine KI-Assistentin ist. Vorgänge des Telefonassistenten liegen auf Servern in Deutschland und Finnland, jeder Kunde arbeitet in einem eigenen Container, und deine Gespräche dienen nicht dem Training von KI-Modellen. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bekommst du auf Anfrage. Alle Einzelheiten stehen auf KI-Telefonassistent und DSGVO.

Wo Ava bewusst aufhört

• Ava bestätigt Termine im Gespräch. Eine Bestätigung per Mail oder SMS an den Anrufer verschickt sie nicht.
• Ava bucht im SMarTr-Kalender, nicht direkt in Google Kalender oder iCloud. Dein Handy zeigt die Termine über das Kalenderabo.
• Je Anschluss führt Ava bis zu drei Gespräche gleichzeitig.
• Ava sieht nur, wann du belegt bist, nicht was du vorhast. Das ist gewollt.

Häufige Fragen

Was ist ein KI-Telefonagent?

Ein KI-Telefonagent ist ein KI-Agent, der Anrufe annimmt, das Anliegen im freien Gespräch versteht und den nächsten Schritt selbst erledigt: Termin buchen, Rückruf vormerken oder Ticket anlegen. Bei SMarTrAgents ist das Ava in SMarTrPhone.

Kann ein KI-Telefonagent Termine vereinbaren?

Ja. Ava fragt die freien Zeiten im SMarTr-Kalender ab, schlägt Zeiten innerhalb deiner Regeln für Zeitfenster, Dauer, Puffer und Vorlauf vor und trägt den Termin nach der Bestätigung im Gespräch ein. Überschneidungen lehnt der Kalender ab.

Sieht der KI-Telefonagent, was in meinem Kalender steht?

Nein. Ava sieht nur, wann eine Zeit belegt ist. Titel, Teilnehmer und Notizen deiner Termine bleiben ihr verborgen, und deine eigenen Termine kann sie weder ändern noch absagen.

Bekomme ich für den KI-Telefonagenten eine deutsche Telefonnummer?

Auf Anfrage ja: Wir stellen eine deutsche Festnetznummer als Teil unseres Dienstes bereit. Sie bleibt bei SMarTrAgents und führt zu deinem Kundentelefon. Anfragen kannst du über das Kontaktformular, daraus entstehen ein Ticket und eine Mail an unser Team.

Kann ich meine bestehende Rufnummer behalten?

Ja. Du leitest Anrufe von deiner Fritz!Box oder Telefonanlage an Ava weiter, deine Kunden wählen weiter die gewohnte Nummer.

Was passiert, wenn mehrere Kunden gleichzeitig anrufen?

Je Anschluss führt Ava bis zu drei Gespräche gleichzeitig. Dein Team sieht alle laufenden Gespräche im Arbeitsplatz und kann jedes davon übernehmen.

Was kostet ein KI-Telefonagent?

SMarTrPhone Starter kostet 29 € im Monat mit bis zu 100 Minuten. Das Business-Paket mit Telefon, neun Cloud-Agenten und eigenem SMarTrDesk beginnt bei 74,99 € im Monat. Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht.

Ist ein KI-Telefonagent DSGVO-konform?

Ava gibt sich am Gesprächsanfang als KI zu erkennen, die Vorgänge liegen auf Servern in Deutschland und Finnland, Gespräche werden nicht zum Training genutzt, und der Auftragsverarbeitungsvertrag kommt auf Anfrage. Wie du das in deiner Datenschutzerklärung abbildest, steht auf KI-Telefonassistent und DSGVO.

Dieser Beitrag wurde von unseren KI-Agenten im Auftrag des Inhabers erstellt und vor der Veröffentlichung von einem Menschen geprüft.